home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / passbook.arc / REFMAN.JNL < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1987-01-24  |  12.6 KB  |  397 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.           JOURNAL Reference Manual           JOURNAL Version 1.0 r1.0
  7.           Copyright (C) April, 1986          Generic Software, Co.
  8.           
  9.           
  10.           
  11.           
  12.           
  13.           
  14.                                 REFERENCE MANUAL
  15.                                       for
  16.                                         
  17.                                     JOURNAL
  18.                             Version 1.0 April, 1986
  19.                     (C) Copyright 1986 by Generic Software.
  20.                               All Rights Reserved
  21.                                         
  22.                                 Generic Software
  23.                                1500 Arboretum Pky
  24.                                Lakewood, NJ 08701
  25.                                         
  26.                                    DISCLAIMER
  27.           
  28.           Generic Software makes no representation or warranties with
  29.           respect to the contents hereof and specifically disclaims
  30.           any implied warranties to the suitability of this program
  31.           for any particular purpose. You must determine that
  32.           yourself. In addition, you should understand that using a
  33.           program of this type on an IBM PC or compatible has inherent
  34.           risks and that you may inadvertently damage or destroy
  35.           valuable programs or data. Generic Software expressly
  36.           declines to assume liability for any use of this program by
  37.           you, and your use of this program constitutes your agreement
  38.           to hold us blameless. Generic Software reserves the right to
  39.           make changes from time to time in the context hereof without
  40.           obligation to notify any person or persons of such changes.
  41.                                        
  42.                                    TRADEMARK
  43.           
  44.           
  45.           MS-DOS is a registered trademark of Microsoft Corporation.
  46.           PC-DOS is a registered trademark of IBM Corporation.
  47.                                         
  48.                                 REFERENCE MANUAL
  49.           
  50.                 JOURNAL is an electronic accounting journal which runs
  51.           on the IBM PC family and clones.
  52.           
  53.           LOADING JOURNAL TO THE HARD DISK
  54.           
  55.           Place your JOURNAL diskette in drive A>
  56.           From the C> Prompt, type the following:
  57.           
  58.           MKDIR \JOURDIR<RETURN>
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.                                      - 1 -
  66.           
  67.  
  68.  
  69.           JOURNAL Reference Manual           JOURNAL Version 1.0 r1.0
  70.           Copyright (C) April, 1986          Generic Software, Co.
  71.           
  72.           
  73.           
  74.           
  75.           CD \JOURDIR<RETURN>
  76.           COPY A:*.* C:\JOURDIR<RETURN>
  77.           
  78.           JOURNAL is not copy-protected.
  79.           
  80.           STARTING JOURNAL
  81.           
  82.           From the C> prompt:
  83.           
  84.           For a Mono Monitor
  85.                 C> JOURNAL<RETURN>
  86.           
  87.           For a Color Monitor
  88.                 C> JOURNAL /C<RETURN>
  89.           
  90.           For a Color Monitor (if you have problems with video "snow")
  91.                 C> JOURNAL /S<RETURN>
  92.           
  93.           
  94.           WORKING WITH JOURNAL.. FIRST THINGS FIRST
  95.           
  96.                 After starting JOURNAL and before entering the MAIN
  97.           MENU, the program requires that you enter the following
  98.           information:
  99.           
  100.                 System Date: This is for your own reference and
  101.                              appears along the top of each program
  102.                              screen during JOURNAL operation. It
  103.                              defaults to the current system date.
  104.           
  105.                 Drive:       The disk drive on which JOURNAL data
  106.                              resides for a given client.
  107.           
  108.                 Client ID:   As JOURNAL allows you to work with any
  109.                              number of accounting journals, it
  110.                              requires that you assign a unique three
  111.                              character code (Client ID) to identify
  112.                              each one. To initialize a new journal
  113.                              simply enter a Client ID which is not
  114.                              being used.
  115.                              
  116.           
  117.           JOURNAL MENUS
  118.           
  119.                 This section discusses JOURNAL menus and selections
  120.           available within those menus.
  121.           
  122.           Introduction to menus:
  123.           JOURNAL is menu-driven. A menu is a list of several choices
  124.           (referred to herein as options) which appear along the
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.                                      - 2 -
  132.           
  133.  
  134.  
  135.           JOURNAL Reference Manual           JOURNAL Version 1.0 r1.0
  136.           Copyright (C) April, 1986          Generic Software, Co.
  137.           
  138.           
  139.           
  140.           
  141.           bottom of the screen. Much of the work which you are going
  142.           to do with JOURNAL involves getting around selection menus.
  143.           Here's how:
  144.           
  145.           To select an option you may:
  146.           1) Highlight the option and press <RETURN> or
  147.           2) Press the first letter of the desired option.
  148.           
  149.           These keystrokes apply to menu selection:
  150.           
  151.           <Home>        : Highlight leftmost option
  152.           <End>         : Highlight rightmost option
  153.           <RETURN>      : Select Highlighted option
  154.           <Esc>         : Select Rightmost option
  155.           <left cursor> : Move one option left
  156.           <right cursor>: Move one option right
  157.           
  158.           
  159.           
  160.           The MAIN MENU
  161.           
  162.           After you enter system information (Date, Working Client),
  163.           you arrive at the MAIN MENU.
  164.           
  165.           [ACCOUNT]             Edit Chart of Accounts
  166.           [JOURNAL]             Edit Working Journal
  167.           [PURGE]               Clear Journal Entries/Totals
  168.           [DUPLICATE]           Duplicate Chart of Accounts from
  169.                                 another JOURNAL client
  170.           [CLIENT]              Change working client
  171.           [QUIT]                Exit JOURNAL
  172.           
  173.           The ACCOUNT MENU
  174.           
  175.                 Options in the ACCOUNT MENU enable you to maintain and
  176.           update the client chart of accounts. A chart of accounts
  177.           consists of a list of 15 character account titles, each
  178.           assigned to a 1-3 digit account code. Code assignment
  179.           simplifies account entry during journal maintenance.
  180.           
  181.           [ADD]                 Add an account.
  182.           [CHANGE]              Change an account title.
  183.           [DELETE]              Delete an account
  184.           [LIST]                List accounts to screen/printer
  185.           [EXIT]                Return to the MAIN MENU
  186.           
  187.           The JOURNAL MENU
  188.           
  189.           [UPDATE]              Journal entry Maintenance
  190.           [PRINT]               Print Journal, Journal summary
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.                                      - 3 -
  198.           
  199.  
  200.  
  201.           JOURNAL Reference Manual           JOURNAL Version 1.0 r1.0
  202.           Copyright (C) April, 1986          Generic Software, Co.
  203.           
  204.           
  205.           
  206.           
  207.           [BALANCE]             Print a Balance of entries.
  208.           [EXIT]                Return to MAIN MENU
  209.           
  210.           Maintenance of a client journal manifests itself in two
  211.           JOURNAL editing modes. These are:
  212.           
  213.                 BROWSE MODE
  214.                 ENTRY MODE
  215.           
  216.           BROWSE MODE allows you to search through journal entries on
  217.           file for a particular client. Cursor keys allow you to
  218.           target1 specific entries for change. Keystrokes useful in
  219.           BROWSE MODE are:
  220.                 
  221.           <up cursor>           target entry above current entry
  222.           <down cursor>         target entry below current entry
  223.           <Pg Up>               view screen of entries above current
  224.                                 screen
  225.           <Pg Dn>               view screen of entries below current
  226.                                 screen
  227.           <Home>                target first entry on screen
  228.           <End>                 target last entry on screen
  229.           
  230.           Notes on BROWSE MODE:
  231.           
  232.           o Pressing <Esc> in BROWSE MODE returns to the JOURNAL MENU
  233.           
  234.           o To move from BROWSE MODE to ENTRY MODE, target an entry
  235.             and press <RETURN>. When you switch to ENTRY MODE, you
  236.             will notice that the entire entry appears in reverse
  237.             video, except for the field in which you are entering
  238.             data.
  239.           
  240.           
  241.           ENTRY MODE allows you to update information in a single
  242.           journal entry, targeted as described above (see BROWSE
  243.           MODE). Entries consist of five fields which may be updated
  244.           by targeting the field and entering valid data.
  245.           
  246.           Fields
  247.                         1)      Date (numeric MMDDYY)
  248.                         2)      Transaction/Check number (numeric)
  249.                         3)      Description (alphanumeric)
  250.                         4)      Amount  (fixed point numeric)
  251.           1
  252.           A "targeted" entry is one in which the descriptor block for
  253.           an entry (either a number or [ADD]) is highlighted. I use
  254.           this term rather than highlight, as highlighting an entry
  255.           suggests that the entire entry appears in reverse video,
  256.           which is not the case.
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.                                      - 4 -
  264.           
  265.  
  266.  
  267.           JOURNAL Reference Manual           JOURNAL Version 1.0 r1.0
  268.           Copyright (C) April, 1986          Generic Software, Co.
  269.           
  270.           
  271.           
  272.           
  273.                         5)      Account code    (numeric,
  274.                                 corresponding to valid account code)
  275.           
  276.           Keystrokes for traversing fields are:
  277.           
  278.           <TAB> or <RETURN>     next field
  279.           <Shift TAB>           previous field
  280.           <Esc>                 Abort change of entry
  281.           
  282.           Editing data within fields involves the following keys:
  283.           
  284.           <Home>                position cursor over first character
  285.                                 in field
  286.           <End>                 position cursor over last character
  287.                                 in field
  288.           <left cursor>         move cursor one character left
  289.           <right cursor>        move cursor one character right
  290.           <Delete>              delete character under cursor
  291.           <Backspace>           delete character to the left of cursor
  292.           
  293.           Notes on ENTRY MODE:
  294.           
  295.           o The cursor will automatically advance to the next field
  296.             when a field is filled to capacity.
  297.           
  298.           o Numbers are assigned automatically to New Entries
  299.             (starting with entry 0).
  300.           
  301.           o New entries may be added by targeting the [ADD] entry and
  302.             pressing <RETURN>.
  303.           
  304.           o Entries may not be deleted, but they may be changed at any
  305.             time.
  306.           
  307.           o The Date Field will default to the Date field last
  308.             entered.
  309.           
  310.           o Transaction numbers are incremented by one as new entries
  311.             are added.
  312.           
  313.           
  314.           PRINTING JOURNAL INFORMATION
  315.           
  316.                 JOURNAL has the ability to print two reports. These
  317.           are automatically printed one after the other by selecting
  318.           the [PRINT] option in the JOURNAL MENU. The first report
  319.           lists the journal entries, the second summarizes account
  320.           totals and prints a grand total of all accounts in the
  321.           journal.
  322.           
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.                                      - 5 -
  330.           
  331.  
  332.  
  333.           JOURNAL Reference Manual           JOURNAL Version 1.0 r1.0
  334.           Copyright (C) April, 1986          Generic Software, Co.
  335.           
  336.           
  337.           
  338.           
  339.           EXITING JOURNAL
  340.           
  341.                 In JOURNAL, the Escape key <Esc> acts as the universal
  342.           exit key. From any menu, or editing mode, press <Esc> enough
  343.           times, and you will eventually reach a prompt which says
  344.           QUIT?: Select [YES] and you leave JOURNAL.
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.                                      - 6 -
  396.           
  397.